Electronic Document Management System (EDMS) i na hiʻona a me nā koi

A he mau makahiki aku nei e pili ana i ka lolouila palapala'ōnaehana Ua haawi ia i like me ka huali wā e hiki mai. I kēia lā, ka mea e hoʻomano hoʻohana i ka paulele i ka hoʻomana a me ka lehulehu hana. Akā, ka hapanui o importantly, i ke koi ia hoʻi e ulu ana i loko o ka Akā. He aha mea he lolouila palapala'ōnaehana, a pehea ia hana, e noonoo i ke kumu hoohalike o kaʻikena Lūkini nenoaiu.

elue

E pono maopopo pehea ka polokalamu EDS, e pono e noonoo i ka hoʻokumu paʻa manaÿo a me nā Pahuhopu. He kī aʻe e kau i ke koho ana o kekahi nenoaiu a me kekahi.

Inā ka hui e ae ke hana ma ka olelo ana, o ka nele i loko o ka palapala ole. Me ka Hekikai o ka pāʻoihana keʻano o ka hanaʻana, he mea i pono ai no ka hooponopono anaʻano papa hana me ke kōkua o nā palapala kauoha. Inā 'oe e e komo i loko o hana i loko o ka' eleu kūpono, e hoʻomaka ka mea, e kūkulu mai, a loaaʻi ka nalowale.

ʻOkoʻa, he pepa lawe, he kūikawā waihona pūnaewele noaia ma ke kikowaena. Akā, e hana no ka lōʻihi. Me ka hoʻoulu puke o ka hoʻoulu koi no ka 'ike a me ka pūnaewele hoʻononiakahi.

Aia He He hihia: ina paha e hoʻohana i hoahu kahiko pepa a Akā. He aha ka mea i hiki ke loaa nui ma ka uila'ōnaehana? Hoʻoikaika i ka ka hoʻokōʻana o ka hui.

aneiai ai

hiki e mahuahua hana ana ka hoʻokōʻana i loko o nāʻaoʻao: ho'ēmi i na lilo a hoʻonui i ka hopena. DMS palapala hiki ke loaʻa nā pahu hopu i kekahi manawa. ʻo ia hoʻi, i ka hoike o ka'ōnaehana e leie aku ka hui, e pana aku au i emi mai, akā, loaʻa hou.

Kāki ka ho'ēmiʻana ua lawe mai ma ka hoemi pepa koina, lolo manawa, hōʻeleu i ke wehe aʻe o ka 'ike, loli ma ka hui kālepa moʻomeheu.

E loiloi i ka laulā o i hoʻolako ka EDS? Ia? Aiiu, e pono e hoʻomaulia i ka lilo o ka hana ma luna o ka manao o ka pepa palapala. Oaeuiinoe ke kuka mau poʻe, ua hana noho ma 20% o ka manawa. Ka'ōnaehana o ka Lūkini bureaucracy, ka mea lawe i oi ma mua o ia - 60% o ka manawa. I ka hoike ana o ka Akā, e ho'ēmi i kēia mau koina i ka liʻiliʻi 10 manawa.

Office'ōnaehana a me ka palapala hooponopono

Kēia mau hua'ōlelo mau i ua hoʻopili. Paperwork - he kau e pili ana i ka hoʻohana 'ia paha o ka rula, e hana me ka palapala. Kekahi EDS'ōnaehana hiki e like ma lalo o na rula o ka oihana, akā, aia no kekahi poe nenoai ma luna o ke kumu o ka a i mua i hana paperwork.

Ka palapala o ka pa alima o ka papaa 'ike i loko o EDS. Workflow ua ua loaʻa mai keʻano o nā kumu: 'ē aʻe nenoai, palapala noi, e-mail, akā, mua a poʻokela - mai scanned pepa. No laila, scanners a me ka lako a pan i ka integral hapa o ka Akā. Ka'ōnaehana hale kūʻai a pau i ka palapala hoʻi kā lākou mau mōʻaukala, ua 'oi aku no ka hui ana o ka neʻeʻana, hāpai ia me ia i nā pāʻoihana keʻano o ka hanaʻana.

Ma ia ke kumu o ka olelo hooholo, i ka mea a me ka mea o EDS. Ma ia, a ma ka hui ana. Kekahi palapala lako me ka "Kōkua". E kau iho mahinaʻai ma luna o ka palapala hilinaʻi nui ma luna o ke 'ano o ka palapala. Ka'ōnaehana ike ua waiho ia ma ka hōkeoʻikepili no kēlā me kēia mahinaʻai o ke kāleka.

Nāʻoihana a me nā hana o ka Akā

palapala hooponopono polokalamu oia hoi ke hoʻololi i Hoʻoponopono 'ia i kēia mau pilikia a:

• systematization o ka hana a me nā palapala.
• hanaia'na mai o nā palapala, mai UAAIIeIIeX, kakau pūnaewele;
• hana nona iho o ka helu mahina;
• Mea Maluna o ka palapala.

E huli iā mākou pili loa i ke kuleana pili i Akā. palapala'ōnaehana lako polokalamu ua hoʻohana 'ia:

• ho okumu ana i pepa.
• ho okumu ana o ke kikokikona o ka palapala;
• ho'āhuʻikepili ma PDF a MS hua'ōlelo waihona;
• Na Makuahine hoʻohana 'ae' pono;
• hanaia'na o? ooia;
• kalepa ae la lakou hoʻoholo palapala;
• hoouna wā i hoʻomaopopo, hoʻomanaʻo ia;
• kālai lāʻauʻana, i maopopo kahi buke, classifiers;
• ho okumu ana o olelo;
• Huli a me ka hōʻailona o ka palapala;
• hoʻomakaʻia ai ia mau moʻolelo.

No ka'ōnaehana-akea hiʻona loaʻa:

• kākou hana me ka palapala;
• E hoʻohana i hōkeoʻikepili no ka ho'āhuʻikepili;
• i ka wā hoʻokahi hana me EDS;
• maluhia ma ka palapala, barcodes, a me ka i nā.

Pono a me ka keakea

Ke hoʻololi i EDS ua oi pono ma mua o keakea. Eia naʻe, pono i hoʻonohonoho 'ia pāhana hiki e luku aku i na pono o ka hana nona iho. EDMS manaʻo pahu hopu e e achievable. Ia e pōmaikaʻi ai nā:

• centralized mea kūkulu pūnaewele o ka 'ike;
• ka ia kokoke i ka mea i hanaia a me ka aaioee o ka palapala;
• ka hoʻohana 'ana UAAIIeIIeX;
• huli;
• hooia ke kula.

Ke keakea o ke kiʻekiʻe loiloi mua koina a me meticulous hana ma luna o mea hoʻohana aʻo.

palapala pēpēʻana keʻano o ka hanaʻana

Ka EDMS lolouila palapala ae ma ka helu o nā kahua o ka hoʻonaʻauao, i loko o ka papa o ka i palapala i häʻawi mai ai iä kekahi mau waiwai. Aaioee ua lawe mai nā hana lima, a koho. I ka lua o ka hihia 'ia paha:

• nā kūlana o ka hoʻololi ma waena o kahua o ka hoʻonaʻauao;
• kaawale ana o ke ala;
• aaioee pōʻaiapuni;
• holo iiaciiie, nō hoʻi, aaioee kaʻina hana;
• i ho'ākāka 'hoʻohana pelekikena a.

Ano o ka nohoʻana.

• E hana i ka palapala.
• Hoʻoponoponoʻana.
• Renaming.
• Neʻe maila.
• Olaʻi.
• Hōʻinideka.
• Ka hiʻona.

EDS ma koina

Document'ōnaehana 'Aʻole i maopopo e ae ke hana me ka laikini KikowaenaUa, piha lāliʻi a me ka aʻo ana i nā mea hoʻohana. Kēlā me kēia no kēia mau kumu pono he nui dala outlay. Eia hou kekahi, mākou e mai poina e pili ana i ka hoʻohui 'ia o EDS a me nā' oihana, ke hōʻano hou 'ikepili a me ka lako polokalamu, oaoieei-kākoʻo a me ke kuka mau lawelawe' ē aʻe e kākoʻo na koina.

Manaʻo o Akā,

Hoʻokō 'ana i ka papahana e lawe kekahi mau mahina. Ke kaʻina hana hilinaʻi nui ma luna o ka nui o Documentary keʻano o ka hanaʻana a me ka waiwai, huiʻoihana a me nā kumu waiwai i uea. Manaʻo ua lawe mai ma luna o ia algorithm:

• hanaia'na o ka hana pae, me ka manao paa o ke poo;
• ka wehewehena o nā pahu hopu a me nā Pahuhopu;
• nana o nei moʻolelo keʻano o ka hanaʻana;
• kūpono 'ana o oaoieei-hoakaka;
• koho o EDS;
• ka hopena o ka aelike ma luna o ka manaʻo o ka EDS;
• ana a me ka apono o ka hooponopono ana o ka hana;
• ponopono i ka loiloi mua hoopiha mai o nā palapala kuhikuhi;
• ka mua hoʻokolohua EDS;
• kookoo aʻo;
• ho'āʻo manaʻo o ka EDS;
• Ka Ikepili o ka hopena o ka hoʻokolohua hana;
• mōakāka 'hoʻonaʻauao;
• piha manaʻo o ka Akā.

hoike ana o ka hewa

E e uku i ka poe keʻano o ka hanaʻana i kauoha i ke alo o ka pepa palapala pakahi noonoo. Na ka papa kuhikuhiE kuhihewa - o ka duplication o ka pepa palapala electronically. Kēia complicates i ka hana a ke kumu io mau kino i ka hana nona iho. No ka manaʻo o ka hana pālua i kekahi uku. E Pono e kūkulu hana nona iho keʻano o ka hanaʻana me ka duplication. Ka lua o kuhihewa - ka unpreparedness o nā limahana. Loa pinepine, e ike hou keʻano o ka hanaʻana me ka manaʻoe hōʻeha. Nolaila, ua pono e hoʻomaopopo i ke kumu? Aaiuo ua hoʻolauna Akā, no laila lākou i ka noonoo e hele aku i ke aʻo kaʻina.

palapala pūnaewele enehana

Ka EDS lolouila palapala nā kailaʻae, ma muli ia i ua huli, ka Mea Maluna a me ka Hoʻohui 'ia o nā hōʻike no? Ieoaeunoaa. I kekahi manawa, he palapala ua hanaia mai ka EOIeIOUIeXAOOON, i kekahi manawa, - ma laila 'o ia i ka' ikepili mai ka hōkeoʻikepili. ʻAno kaila i ahu waiwai i loko o nā papa. Ke AEI iho ua waiho ia ma ka papaa waihona, i ka 'ike mai ka mea - i loko o ka hōkeoʻikepili papa kuhikuhi. Ka hookipaia a me kaʻikepili loaa wale nō mea hoʻohana EDMS kahua.

He aha mea he kahawai kaʻimiʻana?

Kahe palapala aaioee, ukali ma i hoʻokomo 'ana o nā Eia kekahi laʻana i loko o ka waihona, a hooko aku me ka hoʻohana' scanners. Iloko o ka kaʻimiʻana kaʻina hana i koho e ho okumu i kekahi barcode ma ka palapala a me kona kakau ana i loko o ka hōkeoʻikepili, a laila, kālele ana ma luna o ka hāʻawi 'e aʻe.

OCR

Kēia lolouila palapala'ōnaehana DMS pio ka lolouila kiʻi o ka palapala i loko o ka waihona o ka jpeg kiʻi a kikokikona waihona. Ua hoʻohana kūikawā lako polokalamu like me ka standalone palapala noi a noniakahi ESCOM.BPM ma Akā. He aha ka ESCOM.BPM? Kēia iaia polokalamu palapala, i kikokiko ai me ka okoa nā kinona hua. Ia e ke kaulana, nae, i kuokoa palapala noi i nui nā hiʻona a hikiʻike puke kikokikona.

Barcoding

Kēia enehana hoʻolako i ke kaʻina o nā kaʻina hana no ka mea paa a me ka noi o ka mea kiʻi 'aukā kivila ma luna o ka palapala. A kū hoʻokahi barcode ua ua loaʻa ma ka'ōnaehana KikowaenaUa. He eaaaony no ka 'ike o ka palapala, kona ola hulina i ke kumu o ka hoi o ka makana a me ka pūnaewele ioauoa. I ka ke kau helu keleponaʻana i kekahi palapala ua pai ia ma luna o ka i 'ae' ana o ka barcode e like me ka hōʻike no o ka uila pepa. He ua tuko i ka pepa kēia o ka palapala.

EDS

Digital inoa apono 'e hōʻoia i ka pono o ka palapala a me kaʻikepili immutability. Pūlima 'ia ua hana ka hoʻohana cryptographic lako polokalamu a me ki - ka palapala. I ka hope o ka waihona i loko o ka kūikawā waihona i ua regenerated ma ka waena konu o ka hoopuka ana o ka laikini. E hōʻoia i ka maluhia o ka 'ike e waiho waho palapala ma ke akamai kāleka a kī I-hōʻailona. Ka mea, i hoomaluia e PIN-code. Inā ka PIN ua komo mau manawa hewa, alaila, o ka palapala ua akomi wahi.

Full-kikokikona a kaila huli

Kaila huli Ua hana ka hoʻohana 'ana i ka kūikawā ano o kekahi mau aiee o na pepa kula. No ka laʻana, ka mea "Counterparty" ana hoʻolako huliʻikepili ma ke kula "pa alima" a "mea i hoʻounaʻia". Ka'ōnaehana hoʻohālikeʻana i ka komo ana hoʻohālike mai o kaʻikepili ma ka pepa a me ka hale kūʻai i ka hopena o ia mau pepa, a i Ua coincidence. I ka huli 'ana ua hana e lawe i ka mooolelo o ka kiko'ī a me ka helehelena ihoiho.

Full-kikokikona huli ua lawe mai e like me ka 'ikepili i loko o ka palapala, a me ka olelo ano ma ka hōkeoʻikepili kūkulu-loko o na mea paahana, e like me MS SQL kikowaena, kahi e'ōlelo ai. No ka e komo i loko o ka hōkeoʻikepili ma ka palapala waihona (Kauka) ka piha huli waihona e, papa (xls), hoʻokomo ma ka hōʻike, ai ia mau moʻolelo.